Biuletyn Informacji Publicznej Złotoryjskiego Ośrodka Kultury - Zaproszenie do składania ofert wraz z formularzem ofertowym

                                                                                              Złotoryja, dnia 7 lipca 2022 roku

Zaproszenie do składania ofert wraz z formularzem ofertowym

 

1. Zapytanie cenowe.
   Zamawiający: Złotoryjski Ośrodek Kultury z siedzibą w Złotoryi przy pl. Reymonta 5 , zaprasza do złożenia oferty na: organizację i realizację imprezy masowej „Mistrzostwa Świata w Płukaniu Złota”.

2. Przedmiot zamówienia.
   Organizacja i realizacja imprezy masowej „Mistrzostwa Świata w Płukaniu Złota” w dniach:
   - 14-15 sierpnia 2022 roku w godzinach od 18:00 do 23:00,
   - 19-21 sierpnia 2022 roku w godzinach od 19:00 do 23:00,
   pod względem artystycznym, sportowym, rekreacyjnym, akcji reklamowej, organizacji stanowisk gastronomicznych oraz zaplecza technicznego i urządzeń rekreacyjnych.

 Przewidywana lokalizacja imprezy – rynek miasta, Zalew Złotoryjski

 Organizacja i realizacja imprezy pod względem artystycznym (uwzględniając harmonogram  i godziny koncertów „gwiazd”), rekreacyjno – sportowym, akcji reklamowej/medialnej, organizacji strefy gastronomicznej, strefy handlowej oraz zapewnienia zaplecza technicznego i urządzeń rekreacyjno – rozrywkowych, a także ochrony imprezy oraz dopełnienie wszelkich formalności związanych z organizacją imprez masowych w myśl  ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2171 z póź zm.) wg następujących wytycznych:

 

• Zapewnienie zaplecza i techniki estradowej zgodnie z wymaganiami wykonawców przewidzianych na dwa dni imprezy masowej „Mistrzostwa Świata w Płukaniu Złota”:

1. zapewnienie sceny dla wszystkich przewidzianych wykonawców oraz występów w dniach 14-15 sierpnia 2022 roku w godzinach od 18:00 do 23:00, w dniach  19-21 sierpnia 2022 roku w godzinach od 19:00 do 23:00,
2. zapewnienie obsługi riderowej dla wykonawców (gwiazd) występujących w dniu
   w dniach 14-15 sierpnia 2022 roku w godzinach od 18:00 do 23:00,
   w dniach  19-21 sierpnia 2022 roku w godzinach od 19:00 do 23:00,              
3. zapewnienie konferansjerów do prowadzenia koncertów oraz pozostałych wystąpień na scenie przez cały okres trwania imprezy w tym również podczas wystąpień organizowanych przez Zamawiającego,
4. zorganizowanie dyskoteki wraz z DJ w dniach:
   - 20 sierpnia 2022  w godzinach 22:00 – 23:00,
5. organizacja wieczorów muzycznych dla zawodników mistrzostw w dniach od 15-20 sierpnia 2022r.
6. zapewnienie hali namiotowej na 600 osób z ławami, stołami

 

• Zapewnienie dla strefy rozrywkowej i rekreacyjnej:

1. stanowiska typu: tablice celnościowe, tablice zwijania makaronu, dalekoskoczki, potrójne spodnie do biegania, tunele animacyjne, alkogogle, magiczne kwadraty, bramka celnościowa, lewitujące piłeczki, mini golf itp.,
   O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy przedstawią co najmniej 5 atrakcji wyżej wymienionych stanowisk.
2. stanowiska plenerowych gier planszowych (minimum 5 różnych) typu: chińczyk XXL, warcaby XXL, kręgle XXL, jenga, mega klocki itp.,
   O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy przedstawią co najmniej 5 stanowisk,
3. zapewnienie dodatkowych atrakcji podczas trwania imprezy – propozycje Wykonawcy.

 

Wykonawca winien wskazać zapotrzebowanie na moc wyrażoną w kW.

• Promocja i reklama imprezy:

1. wykonanie projektu plakatów reklamowych w formacie B1 w ilości min. 200 szt., druk oraz rozmieszczenie plakatów reklamowych na terenie Miasta Złotoryja oraz na terenie powiatu zlotoryjskiego, a także powiatów ościennych wg propozycji Wykonawcy, po zatwierdzeniu przez Zamawiającego,
2. przeprowadzenie akcji reklamowej wg propozycji Wykonawcy w mediach o zasięgu min. województwa dolnoślą

Przygotowanie i projekt reklam w zaproponowanych przez Wykonawcę mediach musi być zrealizowane przez Wykonawcę po uprzednim zaakceptowaniu ich treści przez Zamawiającego.

 

• Handel i gastronomia:

1. zorganizowanie stanowisk z gastronomią. Stanowiska gastronomiczne (minimum 5 szt.) muszą różnić się asortymentem, np. 1 stanowisko z grillem, 1 stanowisko z wyrobami cukierniczymi (np. gofry, lody, wata cukrowa), 1 stanowisko „zakręcona frytka”, 1 stanowisko z zapiekankami itp.
   O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy przedstawią co najmniej 5 stanowisk o różnym asortymencie.
2. zorganizowanie miejsc siedzących na minimum 500 osób w strefie gastronomicznej w rynku miasta w tym zapewnienie: ław, stołów, parasoli, podestów itp.
3. Zapewnienie na potrzeby organizatora 4 namiotów na potrzeby sceny( garderoby) - wielkość do uzgodnienia .

 

Wykonawca winien wskazać zapotrzebowanie na moc wyrażoną w kW.

• Wymagania dodatkowe.

2. korzystanie z atrakcji dla dzieci, o których mowa pkt 2.2 - bezpłatne,
3. opracowanie koncepcji całej imprezy pod względem artystycznym (uwzględniając harmonogram i godziny koncertów „gwiazd”), rekreacyjno – sportowym w rozbiciu na każdy dzień imprezy, akcji reklamowej/medialnej, strefy gastronomicznej, strefy handlowej, zapewnienia zaplecza technicznego i urządzeń rekreacyjno - rozrywkowych oraz dopełnienie wszelkich formalności związanych z organizacją imprez masowych w myśl  ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2171 z póź).

Koncepcja winna zawierać:

• program całej imprezy w rozbiciu na każdy dzień,
• wykaz wraz z opisem oferowanych atrakcji gier plenerowych dla dzieci,
• propozycję akcji medialnej, reklamowej wraz z wykazem proponowanych form akcji reklamowych, tytułów prasowych, nazw rozgłośni radiowych itp.,
• koncepcję organizacji gastronomii wraz z opisem i wykazem oferowanych stoisk.
• zapewnienie dodatkowych atrakcji podczas trwania imprezy - propozycje Wykonawcy.

 

• Warunki udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

• zaoferują realizację przedmiotu zamówienia na minimalnym wymaganym przez Zamawiającego poziomie zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia,
• wykażą, że posiadają doświadczenie w organizacji i prowadzeniu imprez masowych, tj. w okresie ostatnich 4 lat zrealizowali minimum 7 imprez masowych (od 1 stycznia 2018 do 30 maja 2022 roku).
• Nie zalegaja z opatami do ZUS i Urzędu Skarbowego.

 

Informacje dodatkowe dotyczące organizacji imprezy.

Po stronie Wykonawcy będzie zapewnienie obsługi riderowej dla artystów przewidzianych  w dniach 14-15.08.2022 oraz 19-21.08.22.

Na zaplanowaną imprezę udostępniony będzie teren: rynek miasta , Zalew Złotoryjski

Złotoryjski Ośrodek Kultury zapewnia dostęp do energii elektrycznej.

 

3. Termin realizacji zamówienia:

14-21.08.2022r. 2022 roku.

 

4. Miejsce i termin złożenia oferty:

Złotoryjski Ośrodek Kultury,

      Pl. Reymonta 5,

      59-500 Złotoryja,

      do dnia 12 lipca 2022 roku do godziny 10:30.

 

5. Warunki płatności:

       określone są w projekcie umowy.

 

6. Wymagane dokumenty:

• Wypełniony formularz ofertowy.
• Wypis z KRS lub CEDiG.
• Koncepcja przeprowadzenia imprezy masowej „Mistrzostwa Świata w Płukaniu Złota”.

 

7. Opis kryteriów którymi zamawiający będzie kierował się przy wyborze oferty wraz
   z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny.

 

Kryteria oceny ofert: 

Cena – 60%

Wymagania dodatkowe/doświadczenie wykonawcy – 10%

Dodatkowe atrakcje  - 30 %

 

 

Sposób obliczenia punktów w kryterium cena :

 

Cena: PC = cena brutto najniższej złożonej oferty/cena brutto badanej oferty x 100 pkt x 60 %

 

Sposób obliczenia punktów w kryterium doświadczenie wykonawcy :

Za udokumentowanie realizacji i organizacji 7 imprez masowych Wykonawcy zostanie przyznane 3 pkt.

Za udokumentowanie realizacji i organizacji każdej kolejnej imprezy masowej Wykonawcy zostanie przyznany 1 pkt.

W kryterium doświadczenie zawodowe można uzyskać max 10 pkt.

 

Sposób obliczenia punktów w kryterium dodatkowe atrakcje:

 

Za każdą atrakcję dodatkową (poza minimum określonym w niniejszym Zaproszeniu do składania ofert) Wykonawcy zostanie przyznany 1 pkt.

W kryterium dodatkowe atrakcje można uzyskać max 30 pkt.

 

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą sumę punktów w ramach wszystkich kryteriów oceny ofert.

Jeżeli zostaną złożone oferty, które uzyskają tę samą sumę punktów, Zamawiający jako najkorzystniejszą wybierze ofertę z niższą ceną.

Jeżeli dwie lub więcej ofert przedstawiać będą tę samą punktację w zakresie kryterium ceny oraz pozostałych kryteriów, Zamawiający wezwie Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych. W ramach ofert dodatkowych Wykonawcy nie będą mogli zaoferować wartości gorszych niż w ofertach pierwotnych.

 

8. Opis sposobu przygotowania ofert.

• Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką.
• Treść oferty musi odpowiadać treści zaproszenia do składania ofert.
• Zaleca się, aby wszystkie dokumenty tworzące ofertę były trwale spięte
  (z zastrzeżeniem, że część stanowiąca tajemnicę przedsiębiorstwa może stanowić odrębną część oferty).
• Zaleca się aby każda zapisana strona oferty (wraz z załącznikami do oferty) była oznaczona kolejnymi numerami.
• Wszelkie poprawki lub zmiany w treści oferty muszą być naniesione czytelnie
  i opatrzone podpisem osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy.
• Formularz oferty cenowej i stosowne załączniki muszą być podpisane przez osobę(y) upoważnioną(e) do reprezentowania Wykonawcy wynikającą wprost z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenie z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczpospolitej Polskiej lub innego dokumentu poświadczającego uprawnienie do reprezentowania Wykonawcy.

Wykonawca może upoważnić inną osobę do reprezentowania Wykonawcy i składania oświadczeń woli w jego imieniu.

W takim przypadku umocowanie do działania w imieniu Wykonawcy musi być udokumentowane stosownym pełnomocnictwem, które należy załączyć do oferty
w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej notarialnie.

• Cena ofertowa za wykonanie przedmiotu zamówienia, określona przez Wykonawcę
  w Formularzu oferty, musi być podana cyfrowo i słownie oraz być wyrażona w PLN.
• Zaleca się złożenie oferty opakowanej w sposób uniemożliwiający przypadkowe jej otwarcie – przy zachowaniu poniższych zasad:

1. ofertę należy złożyć w wymaganym terminie w zamkniętym, nieprzezroczystym opakowaniu (np. koperta) zaadresowanym i opisanym wg treści:

 

Nadawca:

Nazwa i adres Wykonawcy (pieczęć)

Adresat – Zamawiający:

Złotoryjski Ośrodek Kultury

Pl. Reymonta 5

59-500 Złotoryja

 

Oferta na : Organizację i realizację imprezy masowej „Mistrzostwa Świata w Płukaniu Złota”. 

 

 

9. Tajemnica przedsiębiorstwa.

• Jeżeli według Wykonawcy oferta będzie zawierała informacje objęte tajemnicą jego przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj. Dz. U. z 2020 r, poz. 1913), muszą być oznaczone klauzulą NIE UDOSTĘPNIAĆ – TAJEMNICA PRZEDSIĘ Zaleca się umieścić takie dokumenty na końcu oferty (ostatnie strony w ofercie) lub oprócz oryginału oferty dołączyć również „wyciąg” – kopię tej części, która nie jest objęta tajemnicą przedsiębiorstwa i na pisemny wniosek może być udostępniana innym Wykonawcą do wglądu. Każda zapisana strona kopii musi być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę podpisującą ofertę.
• Zastrzeżenie informacji, danych, dokumentów lub oświadczeń nie stanowiących tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów onieuczciwej konkurencji spowoduje ich odtajnienie.
• Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
• Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postę
• Ofertę stanowi wypełniony Formularz ofertowy z wypełnionymi załącznikami, wymaganymi dokumentami, zaświadczeniami i oświadczeniami składanymi
  w poszczególnych etapach postę

 

10. Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcą: Zbigniew Gruszczyński.
11. Informacje dotyczące gromadzenia danych osobowych.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119                             z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Burmistrz Miasta i Gminy Bogatynia, ul. Daszyńskiego 1, 59-500 Złotoryja; tel. +48 Email: zok@bbk.pl
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na organizację i realizację imprezy masowej „Mistrzostwa Świata w Płukaniu Złota”;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania;
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 5 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
  w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
• nie przysługuje Pani/Panu:
• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.