Biuletyn Informacji Publicznej Złotoryjskiego Ośrodka Kultury - ZAPYTANIE OFERTOWE NA ORGANIZACJĘ IMPREZY „Dni Złotoryi”

ZAPYTANIE OFERTOWE NA ORGANIZACJĘ IMPREZY „Dni Złotoryi”

Złotoryjski Ośrodek Kultury i Rekreacji planuje realizację imprezy plenerowej o charakterze festynu rekreacyjnego w dniach 21-22.08.2021r.

W związku z tym podmiot współfinansujący imprezę zamierza powierzyć jej organizację  podmiotowi trzeciemu zajmującemu się organizacją imprez plenerowych (w tym imprez masowych).

Celem imprezy jest rekreacja dla mieszkańców Złotoryi,  promocja miasta.

Wydarzenie powinno być skierowane do jak najszerszej grupy mieszkańców.

Warunki:

I. Termin organizacji imprezy: 21-22.08.2021r.

 II. Miejsce: ul. Rynek w Złotoryi

III. Deklarowana ze strony Ogłaszającego kwota na realizację zadania: 125.000,00 PLN netto (słownie złotych: sto dwadzieścia pięć tysięcy), stanowiąca wynagrodzenie. W pozostałym zakresie koszty imprezy pokryje Wykonawca.

IV. Zakres zadań, obowiązków i uprawnień Oferenta:

1. Wydarzenie musi być zorganizowane zgodnie z przepisami o organizacji imprez w warunkach ogłoszonych przez MZ w czasie pandemii covid na dzień trwania przedsięwzięcia.
2.  Wykonawca przejmuje wszelkie zobowiązania i uprawnienia z tytułu organizatora imprezy i uzyska w tym zakresie wszelkie zezwolenia i opinie.
3. Wykonawca przejmuje na wyłączność obsługę handlowo – gastronomiczną.
4. Wykonawca winien opracować scenariusz imprezy z uwzględnieniem zapisów pkt. V, ppkt. 1, który wraz z ofertą będzie stanowić załącznik do umowy. Scenariusz Imprezy może być zmodyfikowany za zgodą obu stron w formie pisemnej;

V. Organizacja wydarzenia powinna obejmować następujące elementy:

1. Program rekreacyjno-turystyczny realizowany podczas imprezy:

• 1.1. prowadzenie imprezy przez konferansjera;
• 1.2. organizacja koncertów muzycznych towarzyszących imprezie.
• 1.3. organizacja zabaw, gier, konkursów, pokazów i prezentacji.

2. Organizacja zaplecza handlowo – gastronomicznego

•  2.1.pozyskanie potencjalnych dostawców usług handlowo-gastronomicznych
• 2.2. zapewnienie ławostołów i miejsc siedzących z zadaszeniem dla min. 300 osób
• 2.3. zapewnienie urządzeń rekreacyjnych obejmujących m.in.: dmuchane konstrukcje (zamki, zjeżdżalnie, itp.);
• 2.4. 2.5.wszelki dochód z tytułu powyższych usług leży po stronie Wykonawcy i powinien być przeznaczony na organizację imprezy, w tym na honorarium Wykonawcy oraz pokrycie wszelkich kosztów  z tytułu usług na rzecz Wykonawcy przez jego podwykonawców i pracowników,

3. Organizacja zaplecza technicznego:

• 3.1. zapewnienie sceny wraz nagłośnieniem zgodnie z riderami wykonawców;
• 3.2.zatrudnienie ochrony fizycznej imprezy;
• 3.3.  zapewnienie sanitariatów przenośnych, w tym co najmniej 1 sztuka z przeznaczeniem dla osób niepełnosprawnych), umywalek, 2 kabin prysznicowych;
• 3.4.Zabezpieczenie straży pożarnej, pogotowia ratunkowego.
• 3.5.Zapewnienie noclegów dla ekipy techników i artystów (zgodnie z riderami)

4. Dokumentacja

• 4.1. przygotowanie i realizacja niezbędnej dokumentacji związanej z organizacją imprez plenerowych;
• 4.2. uzyskanie formalnych zezwoleń i zabezpieczenia Imprezy, w tym odpowiednie ubezpieczenia;

5. Promocja imprezy - opracowanie planu promocji imprezy, w tym:

• 5.1. wykonanie projektów graficznych, druk i dystrybucja materiałów graficzny dot. imprezy po zatwierdzeniu przez Ogłaszającego,
• 5.2. współpraca z mediami oraz z Ogłaszającym w zakresie promocji imprezy;
• 5.3. uwzględnienie we wszystkich materiałach informacyjnych i promocyjnych logotypów: Gminy Miejskiej Złotoryja, ZOKiR

VI. Finanse i rozliczenia

1. Rozliczenie środków finansowych Imprezy zostanie dokonane przez Ogłaszającego na podstawie podpisanego przez strony protokołu odbioru prac, przedstawionego Zleceniodawcy po wykonaniu usługi, płatne przelewem w terminie 7 dni na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT.
2. Szczegóły dotyczące rozliczenia i obowiązków po stronie Oferenta  zawarte będą w odrębnej umowie.

VII. Kryteria oceny

O ewentualnym wyborze oferty decydować będzie:

1. atrakcyjność proponowanych w programie imprezy wydarzeń.
2. doświadczenie Wykonawcy w zakresie organizacji imprez o charakterze rekreacyjnym;
3. sposób i zakres promocji.
4. ocena realnego wykonania zobowiązania.
5. Ogłaszający zastrzega sobie prawo oceny sposobu zabezpieczenia imprezy proponowanej przez Oferenta.

VIII. Oferta powinna zawierać  min.  scenariusz imprezy z uwzględnieniem koncertu Patrycji  Markowskiej jako gwiazdy w dniu 21.08.2021r., załącznik nr 1 i nr 2 niniejszego ogłoszenia.

Oferty należy składać do dnia 12 lipca 2021r. do godz. 12.00 w sekretariacie Złotoryjskiego Ośrodka Kultury i Rekreacji, pl. Reymonta 5 , 59-500 Złotoryja lub emailem zok@bbk.pl

ZOKiR zastrzega sobie możliwość zaproszenia Oferentów do negocjacji, podpisania umowy lub potraktowania niniejszego ogłoszenia jako rozeznania rynku.